Zur Unterstützung und Durchführung des Bewerbungsprozesses für die Nominierung zur UNESCO Creative City of Media Arts und Gestaltung und Begleitung des Vier-Jahres-Aktionsplans wurden 2019 ein Executive- und ein Advisory-Board gegründet. Das Executive Board UNESCO City of Media Arts ist das Strategie- und Lenkungsgremium für die Entwicklung als Stadt der Medienkunst und berät die Geschäftstelle UNESCO Creative City of Media Arts in fachlichen Fragen.
Das Executive Board tagt mindestens viermal jährlich. Das Gremium ist mit Vertreter*innen aus städtischen Gesellschaften aus dem Kunst- und Kulturbereich und Dienststellen der Stadt Karlsruhe besetzt. Vorsitzende des Executive Board ist Dominika Szope, Amtsleiterin, Kulturamt der Stadt Karlsruhe.
Dr. Eberhard Fischer, Leiter Stabsstelle Außenbeziehungen und Strategisches Marketing, Stadt Karlsruhe
Dr. Helga Huskamp, geschäftsführendes Vorstandsmitglied, ZKM I Karlsruhe
Dr. Ulrich Peters, Intendant, Badisches Staatstheater
Dominika Szope, Leiterin Kulturamt, Stadt Karlsruhe
N.N., Geschäftsführung, Karlsruhe Tourismus GmbH
Martin Wacker, Geschäftsführer, Karlsruhe Marketing und Event GmbH
Anastasia Ziegler, Projektkoordinatorin UNESCO Creative City of Media Arts, Kulturamt, Stadt Karlsruhe